La riprogettazione del processo amministrativo (quarta parte)

ABSTRACT

La riprogettazione di un processo amministrativo, ma più in generale il reengineering di qualunque procedimento, rappresenta, da sempre, un meccanismo finalizzato a rendere snella qualsiasi attività lavorativa. A maggiore ragione si dovrebbe operare in tal senso se l’oggetto dell’indagine ha connotati di natura burocratica. Analizzando la mappa del percorso, che ha origine da una “decisione” (input) per arrivare a quella di “esecuzione” (output), è possibile aggredire la durata di ogni processo, con riflessi indiretti sul contenimento della spesa pubblica. In altre parole, è necessario ridurre inefficienze e sprechi, prima che altre soluzioni, generalmente più dolorose sotto l’aspetto economico/sociale, siano adottate come ultima spiaggia. Ogni volta che si sente parlare di riorganizzazione, il pensiero si indirizza automaticamente a quelle operazioni che investono il contenimento dei costi del personale, facendo presagire all’orizzonte interventi di macrochirurgia destinati ad asportare porzioni più o meno grandi di attività dal corpo amministrativo pubblico. Infatti, è cattiva abitudine additare l’insieme delle operazioni amministrative come la principale causa del malfunzionamento della Pubblica Amministrazione, mentre nella realtà le patologie richiedono diagnosi differenti. Questa è l’ottica con la quale è stata costruita l’impalcatura del presente lavoro, nella speranza di contribuire a stimolare gli addetti ai lavori a formulare una profonda analisi critica su quell’attività routinaria che ogni giorno sono chiamati a svolgere.

INDICE

(1) Introduzione – (2) Le fasi istruttorie del processo amministrativo – (3) L’analisi delle fasi istruttorie del processo amministrativo – (3.1)  La fase della “istruttoria decisionale” – (3.2) La fase della “istruttoria amministrativa” – (3.3) La fase della “istruttoria tecnica” – (3.4) La fase della “istruttoria contabile” – (4) La tipologia dei provvedimenti amministrativi – (5) L’analisi critica del processo amministrativo – (6) L’esame di un caso concreto – (6.1) Premessa – (6.2) Lo scenario ed il periodo di analisi – (6.3) L’analisi del volume di produzione amministrativa – (6.4) L’analisi della durata dell’istruttoria tecnica e contabile – (6.5) L’analisi degli indici di miglioramento – (7) Conclusioni.

(segue)

6.4 – L’analisi della durata dell’istruttoria tecnica e contabile

Il secondo tipo di osservazione investe più l’aspetto qualitativo del processo amministrativo, misurandone non la dimensione dell’attività svolta, bensì il “time to market”, in altre parole il tempo che impiega un provvedimento amministrativo allo stato embrionale per diventare esecutivo, manifestando così gli effetti attesi dall’istruttoria decisionale. L’analisi temporale si è concentrata prevalentemente sulle due ultime fasi della filiera del processo, in quanto propedeutiche all’esecutività del provvedimento (Figura n° 7). Infatti:

a) per i provvedimenti amministrativi senza aspetti contabili (“A”), con la fase dell’istruttoria tecnica si concludono tutti i passaggi necessari e l’atto amministrativo, una volta adottato dal Dirigente proponente, diventa immediatamente esecutivo;

b) per i provvedimenti amministrativi con riflessi contabili (“B”), la fase dell’istruttoria tecnica consente all’atto di essere adottato dal Dirigente proponente, dando così avvio all’ultima fase, la cui competenza appartiene normalmente ad altre Strutture Organizzative dell’Ente (normalmente appartenenti ai “Servizi Finanziari”).

Per entrambe le categorie di provvedimenti, le prime due fasi (istruttoria decisionale e istruttoria amministrativa) sono di difficile misurazione e la loro durata è influenzata, soprattutto, dalla disponibilità e fruibilità delle informazioni necessarie per imbastire l’atto amministrativo, vestendolo con tutti gli accessori tecnici, amministrativi, giuridico e contabili. In particolare, si tratta di due fasi del processo che possono anche essere sviluppate parallelamente, anche se per chiudere definitivamente la fase dell’istruttoria amministrativa è necessario preventivamente concludere quella dell’istruttoria decisionale, fornitore di tutte le materie prime (documenti e informazioni) per la loro trasformazione nel prodotto finito (atto amministrativo). Inoltre, solo per i provvedimenti con aspetti contabili (“B”), al fine di poter individuare eventuali tempi morti in cui il processo amministrativo subisce dei rallentamenti ingiustificati, dipendenti da una mancata coincidenza nella sequenzialità delle operazioni, la fase dell’istruttoria contabile è stata suddivisa nelle seguenti sub attività:

a) smistamento, che consiste in quell’attività di borderline tra la Direzione che propone il provvedimento e quella che lo prende in carico per smistarlo all’Ufficio che deve operare il pertinente controllo;

b) controllo, coincidente con l’istruttoria contabile vera e propria e consiste in tutte quelle attività di verifica propedeutiche alla sua esecutività;

c)  esecutività, traducibile nella sottoscrizione, da parte del Dirigente preposto a questa attività, dell’attestazione di copertura finanziaria, per effetto della quale il provvedimento può iniziare a produrre i suoi effetti.

Dall’analisti del timing dei diversi Settori che compongono la Direzione esaminata, nonché considerata nel suo complesso, sono emerse alcune informazioni di particolare interesse:

a) per i provvedimenti amministrativi senza aspetti contabili (“A”), il numero dei giorni necessari per rendere esecutivo il provvedimento sono risultati mediamente pari a:

- un giorno per il Settore «X»;

- due giorni per il Settore «Alfa»;

- tre giorni per il Settore «Beta»;

- due giorni per il Settore «Gamma»;

- tre giorni per la Direzione nel suo complesso.

I risultati ottenuti non sono certo incoraggianti, considerando il fatto che il tempo necessario per l’esecutività di questa tipologia di provvedimenti amministrativi è coincidente con l’adozione dello stesso da parte del Dirigente proponente. Il processo amministrativo richiede sicuramente una sua rivisitazione, indagando a fondo i fattori determinanti una tempistica così elevata, rispetto ad uno standard ottimale pari ad un giorno. In particolare, gli operatori addetti alla fase dell’istruttoria tecnica dovrebbero inserire nell’apposita procedura il provvedimento amministrativo in tempo utile affinché il Dirigente proponente possa adottarlo nella stessa giornata, anziché costringere a rimandare al giorno seguente (o ai giorni seguenti) l’apposizione della firma elettronica per la sua adozione. Gioca, quindi, un ruolo decisivo l’organizzazione del lavoro di ufficio, cercando di renderlo il più possibile compatibile con l’agenda delle presenze/assenze di tutti gli operatori coinvolti nel processo amministrativo;

b) per i provvedimenti amministrativi con aspetti contabili (“B”), il numero dei giorni necessari per rendere esecutivo il provvedimento sono risultati mediamente pari a:

- sedici giorni per il Settore «X»;

- ventidue giorni per il Settore «Alfa»;

- ventitre giorni per il Settore «Beta»;

- trenta giorni per il Settore «Gamma»;

- ventitre giorni per la Direzione nel suo complesso.

Anche in questa circostanza, le risultanze dello studio non hanno fornito elementi confortanti, anche se il dato negativo non è dipeso dal Settore che ha proposto il provvedimento amministrativo, ma è in larga misura imputabile alle altre Strutture Organizzative coinvolte nel processo amministrativo.

In particolare, la durata eccessiva delle fasi istruttorie esaminate può essere ridotto eliminando, in prima battuta, quei rallentamenti che non incidono sull’attività di verifica del provvedimento amministrativo, che sono dovuti:

a) all’eccedente decorso dell’istruttoria tecnica rispetto ad una durata standard di un giorno, calcolato nel seguente modo:

ET(it)

=

D(it)

-

1

    dove:

ET(it)	=	tempo in eccesso dell’istruttoria tecnica;
D(it)	=	durata dell’istruttoria tecnica;

b) all’eccedente decorso dell’istruttoria contabile per effetto:

- del tempo necessario allo svolgimento dell’attività di smistamento, che nell’ottica di uno standard operativo ottimale, potrebbe essere svolta nel medesimo giorno in cui il provvedimento è trasmesso dalla Direzione che lo ha adottato;

- della durata dell’attività connessa all’apposizione del visto di attestazione di copertura finanziaria, che potrebbe esaurirsi in giornata, al termine delle operazioni di controllo degli Uffici preposti.

Il tempo eccedente relativo all’istruttoria contabile è calcolato nel seguente modo:

ET(ic)

=

D(s)

+

D(e)

    dove:

ET(ic)	=	tempo in eccesso dell’istruttoria contabile;
D(s)	=	durata dell’attività di smistamento;
D(e)	=	durata dell’attività necessaria all’apposizione del visto di attestazione di copertura finanziaria.

Alla luce delle considerazioni sopra esposte, la durata delle ultime due fasi del processo amministrativo potrebbe essere migliorata:

a) in termini temporali, di una misura pari ad un numero di giorni che scaturisce dall’applicazione della seguente formula:

ET(it+ic)

=

ET(it)

+

ET(ic)

    dove:

ET(it+ic)	=	tempo in eccesso dell’istruttoria tecnica e istruttoria contabile;
ET(it)	=	tempo in eccesso dell’istruttoria tecnica;
ET(ic)	=	tempo in eccesso dell’istruttoria contabile.

b) in termini relativi, di una misura pari ad una percentuale che scaturisce dall’applicazione della seguente formula:

		ET(it+ic)
P(it+ic)	=	¾¾¾¾	x	100
		D(it+ic)

    dove:

P(it+ic)	=	performance di miglioramento dell’istruttoria tecnica e istruttoria contabile;
ET(it+ic)	=	tempo in eccesso dell’istruttoria tecnica e istruttoria contabile;
D(it+ic)	=	durata dell’istruttoria tecnica e istruttoria contabile;

La durata minima delle ultime due fasi del processo amministrativo (istruttoria tecnica e istruttoria contabile) è, quindi, pari a:

D[min](it+ic)

=

D(it+ic)

-

ET(it+ic)

  dove:

D[min](it+ic)	=	durata minima dell’istruttoria tecnica e istruttoria contabile;
D(it+ic)	=	durata dell’istruttoria tecnica e istruttoria contabile;
ET(it+ic)	=	tempo in eccesso dell’istruttoria tecnica e istruttoria contabile;

(continua)

Autore: Emanuele COSTA
Pubblicato su: Semplice n° 6/giugno 2012 con il titolo «La riprogettazione del processo amministrativo (4a parte)»